ROC Nova College organiseert rijksexamens digitaal
Nederlands, Engels en rekenen: het zijn vakken waarvoor mbo’ers verplicht examen moeten doen. Het Nova College besloot in 2013 om de inschrijvingen van die examenmomenten centraal en digitaal te regelen. Het Centraal Examenbureau (CEB) werd opgericht en de Examenplanner werd aangeschaft. “Met zeven grote vestigingen, was het voor ons geen optie om de planning van examens handmatig te doen”, vertelt Michelle Kulkens, projectmanager bij het ROC in Noord Holland. “Dat vergt veel tijd en de kans dat het fout gaat is hartstikke groot. Er was dus een systeem nodig waarmee we examens konden inplannen en studenten konden inschrijven. Zo kwamen we uit bij de Examenplanner; deze oplossing paste het beste bij onze wensen.”
Oplossingsgerichte samenwerking
Omdat de Examenplanner voorheen een andere beheerder had, staan innovaApps en het Nova College nog aan het begin van hun samenwerking. “Inhoudelijk moeten we elkaar goed weten te vinden. We hebben veel overleg om erachter te komen of we hetzelfde bedoelen.” Op dit moment is er dan ook veel contact tussen beide partijen, iets wat Kulkens erg prettig vindt. “We spreken elkaar zeker twee à drie keer per week. Ook als er iets aan de hand is, laten ze alles uit hun handen vallen en gaan ze meteen op zoek naar een oplossing. Ze nemen ons serieus en zijn snel in hun communicatie.”
Deelopleveringen
Tijdens die intensieve samenwerking zijn er al een aantal deelopleveringen van de Examenplanner geweest. “Examenmomenten konden bijvoorbeeld niet zomaar worden gewijzigd. Het Centraal Examenbureau moest een examen verwijderen en een nieuw moment toevoegen, waardoor alle studenten opnieuw ingeschreven moesten worden. Inmiddels gaat dat veel makkelijker”, licht Kulkens toe. Naast deze kleine aanpassingen wordt er ook gewerkt aan geheel nieuwe gebruiksmogelijkheden. “InnovaApps werkt nu aan een uitbreiding zodat niet alleen de digitale centrale examens, maar ook de mondelinge centrale examens met de Examenplanner kunnen worden ingepland. Hiermee hopen we het no show-percentage van de mondelinge examens flink terug te dringen. Het systeem stuurt namelijk een automatische e-mail wanneer er een examendatum is vastgelegd.”
"De softwareontwikkelaars nemen ons serieus en zijn snel in hun communicatie."
Tevreden docenten
De projectmanager van het Nova College ziet dat docenten de examenplanner waarderen: “Het systeem neemt veel werk uit handen. Dat weten we, omdat de planning van mondelinge centrale examens dus nog wel handmatig gebeurt.” Tegelijkertijd blijven de docenten volgens Kulkens een belangrijke spil in het proces, omdat zij de controle over de examinering in handen houden. “Dat moet ook, omdat zij het leerproces van de leerling het beste in beeld hebben. Docenten bepalen zelf wanneer een student klaar is voor een examen en kiezen in de Examenplanner een geschikt examenmoment uit. Hierdoor worden docenten serieus genomen, terwijl de administratieve en organisatorische rompslomp bij hen wordt weggehaald.”
Uniek product
Het Nova College koos in 2013 heel bewust voor de Examenplanner. De onderwijsinstelling deed een marktverkenning en kwam erachter dat er weinig goede software wordt aangeboden om de planning van examens te automatiseren. “InnovaApps heeft dus een goed product in handen,” sluit Michelle Kulkens af. “Het is efficiënt en tijdbesparend en daarmee is het absoluut een handige tool om mee te werken.”
Nieuwsgierig geworden naar de Examenplanner? Lees hier meer over deze softwareoplossing.
